5个最有用的志愿者管理技术特点

很多这进入管理志愿者。从招募到参与培训,志愿者领导人在他们的盘子里有很多。这就是为什么他们需要合适的工具做好工作。

事实上,根据调查softwareadvice.com在美国,94%的服务型组织认为使用软件管理志愿者是有价值的。然而,这些组织中只有10%使用专用的志愿者管理软件

但是,通过各种工具可以选择 - 志愿者领导者希望确保他们获得一个包含最有价值的志愿者管理技术功能的系统。

每个志愿者领导者都需要的基本软件功能

创新技术正在转变志愿者专业人士管理志愿者的方式。让我们看看如何志愿者管理软件可以提高任何志愿者领导者的生产力。

为什么志愿者领导者需要专门的志愿者管理系统?

有很多很棒的工具可以帮助志愿者领导者完成日常管理任务。事实上,你可能已经在使用在线日程安排和电子邮件等志愿者管理工具了。但是,当您不断增长的工具列表没有集中在一个用户友好的系统中时,它们可能很快就会变得低效和功能低下(想想所有的数据传输!)

这就是志愿者管理软件进来的地方。

专门的志愿者管理软件可以简化和加强志愿者管理过程。志愿管理系统旨在统一开展志愿者和志愿者计划活动所需的许多行政职责所需的工具。集中式平台应附带各种功能,用于管理过程的所有步骤。

因此,我们将每个志愿者领导人都能最有效地工作的顶级志愿者管理系统的特征列表。

1.简单,集中的志愿者数据库

一个集中的数据库将确保(1)您的志愿者联系信息是安全的,(2)您的机会对志愿者来说是容易获得的,(3)数据跟踪是实时和准确的,所有这些都可以让您集中您的资源,在您的社区做出真正的改变。

数据库应简化收集过程并组织以下信息的存储:

志愿者数据

志愿者经理需要一个集中式系统,用于在一个地方收集所有必不可少的志愿者信息。至少,您的志愿者数据应包括:

  • 详细联系方式
  • 活动日志和小时记录
  • 时间表和可用性
  • 志愿者的偏好。

项目和机构信息

如果您的组织与其他社区合作伙伴合作,或者主持多个项目和项目,您将需要一个系统来为您的所有项目和合作机构组织数据。你的系统应该捕获以下数据:

  • 代理联系方式
  • 细分的机会或活动列表
  • 每个计划的影响或参与数据。

机会和事件

志愿者领导人需要快速,后面的场景,以便能够轻松地管理机会,项目和活动。特别是对于运行数百个机会和志愿者的组织,志愿者经理应该有效地通过机会数据库进行搜索和过滤。该软件还应在干净,可搜索的志愿者的列表中显示志愿者机会并转移。

2.轻松志愿者时刻跟踪和报告

您是否知道,62%的优质组织由于记录保守较差而导致有价值的志愿者数据?虽然每个志愿者计划都应该跟踪志愿者影响,但并非每个组织都有一个系统,以保持数据组织。

志愿者项目为什么要关心他们的数据?

简单地说,良好的数据赋予组织赢得赠款,激发支持和建设能力。

多种跟踪工具,方便数据收集

如果您希望您的志愿者要记录他们的数据,则需要轻松实现它们。甚至更好,自动化跟踪系统会增加数据准确性。当您的志愿者有追踪活动的选择时,您更有可能获取所需的数据。换句话说,灵活性是关键!

寻找一个提供多种灵活跟踪工具的系统,例如:

  • 基于网络的时间日志-大多数志愿者管理系统允许志愿者记录他们的工作时间,并将他们分配到一个项目或活动中。bob app官方下载 志愿者经理省时间。
  • 登记入住售货亭-您不再需要依靠纸质签到表来跟踪志愿者的出勤和时间。一个基于网络的签入的工具当通过平板电脑,计算机或移动设备时钟和机会,将自动在网站上自动记录志愿者的时间。
  • 二维码- 可以为几乎任何网站创建QR代码。因此,查找具有基于Web的登记处和小时日志的系统。只需打印志愿者聚集的QR码和帖子。志愿者只需使用智能手机扫描QR码以进行无联系办理登机手续和时间记录。
  • 手机应用程序- 在一个越来越多的世界的世界里,一个移动应用志愿者是从智能手机登记和管理他们的日程安排的好方法。一些移动应用程序将发送自动通知,以提醒志愿者在达到预定活动时办理入住手续。

分段报告

电子表格有他们的位置。但是,当您尝试收集一年为整个志愿者计划的价值数据的报告时,电子表格迅速揭示其限制。志愿者的领导者可以节省很多通过实施一个整合了实时报告的志愿者管理系统来减少时间。

此外,志愿者领导人应该能够根据一系列数据进行分段报告,例如志愿者项目,活动,志愿者组等。

小组和团队影响跟踪和报告

需要更多的手在甲板上?让志愿者团体轻松参与。无论您是依赖公司团队,学生团队还是家庭,您都需要一个系统跟踪和报告集体影响

团队跟踪特性对于依赖于企业伙伴关系满足志愿者计划的需要。但是,如果没有正确的系统,跟踪大型团体的志愿者数据可能会有点棘手(更不用说耗时了)。

像Get Connected这样的智能志愿者管理软件可以让志愿者团队追踪他们的集体影响。志愿者领导和他们的社区伙伴也受益于志愿者管理系统的自动报告。

3.自动志愿者参与

管理志愿者的日程和数据只是其中的一部分志愿者管理馅饼。强大的解决方案还应集成参与功能。

技术如何改善志愿者的方式?

敬业的志愿者会致力于他们的志愿工作,最终更有可能成为你事业的长期支持者。以下是一些可以实现的促进接触的策略:

  • 始终如一地与志愿者沟通,并定期感谢他们
  • 提供积极的志愿者经历
  • 减少参与障碍
  • 激励志愿服务

志愿者管理技术可以帮助志愿者领导人定期和有效地实施这些策略。订婚工具包括:

志愿移动应用程序

一些志愿者管理系统提供一款免费的志愿者移动应用.移动应用程序应该是用户友好和直接的。它还应该允许志愿者查看和管理他们的移位时间表并在抵达现场时入住班次。

自我登记和调度

如果您想一致地通过门获得志愿者,您必须让他们轻松访问机会。志愿者应该能够自我登记和管理他们的日历.涉及的过程应该是无缝的,赋予志愿者能够参与更少的障碍。

自动奖励和认可

认识到志愿者是让他们与您的组织一起参与和满意的关键。但是跟踪每个志愿者的影响是没有合适技术的耗时。

志愿者管理系统可以帮助自动化奖励和识别过程.当志愿者登录他们的时间并达到时间活动目标时,软件应该自动祝贺志愿者并通知志愿者的领导者 - 所以你永远不会错过识别每个人的机会

志愿者移动应用

4.节省时间的通信中心

有效的沟通对于管理志愿者来点至关重要。志愿者领导人需要有效的方式来达到他们的支持者。系统的通信功能应包括:

电子邮件爆炸

您不需要一个独特的工具一次通过电子邮件发送一个或两个志愿者。但如果您想有效地达到大型受众,您需要一个系统电子邮件爆炸.具有CRM功能的软件对任何管理者来说都是非常有用的工具;您应该能够直接从您的平台发送电子邮件给志愿者,而不必建立冗长的电子邮件列表。

寻找一个可以让你根据各种选择(机会注册、兴趣、可用性、技能、资格等)过滤联系数据库的系统。

短信

组织越来越多地使用短信驱动动作。志愿者领导人可以使用短信来征求捐款或通知志愿者。通过发送更新并通过文本进行操作来快速获取单词。您更有可能从技术娴熟的志愿者那里获得回应。

志愿者管理软件应该在志愿者注册时收集手机号码,允许管理人员直接通过系统发送群发短信。

通知

自动通知让志愿者领导者不用发送手册文本和电子邮件就能让志愿者了解情况。这些自动通知可以作为志愿者的提醒,出现在软件、志愿者的手机或他们的电子邮件中。

通知是如何工作的?

系统提示发送通知当志愿者在你的网站上采取特定行动时。例如,一个新的志愿者在你的网站注册时可能会收到一个通知。或者,系统可能会在志愿者记录他们的工作时间后发送一份后续调查。该功能是一个实时节省时间的功能,在保持有效的沟通效率方面大有帮助。

志愿者 - 管理_VOLUNER-CONFIRATION

5.参与志愿者配置文件

志愿者档案一旦与您的组织自我注册,将所有志愿者信息保存在一个地方。个人志愿者概况还为每一个志愿者提供志愿者领导者,因此管理人员可以努力创造更有意义的个性化志愿者体验。

除了基本志愿者信息(姓名和联系方式)外,还应收集并存储以下志愿者数据:

兴趣、技能和资格

您的志愿者是否有手头任务的适当技能?他们对你要求他们做的工作充满热情吗?您的志愿者是否与儿童合作,提供Pro Bono法律咨询或提供医疗保健,您的组织必须指定一个合格的志愿者

更重要的是,您的组织应该能够围绕具有专业技能和认证的志愿者构建项目,比如医疗保健专业人员和ESL认证教师。如果你当前的软件与技能不匹配,你可能会错过志愿者的留存率和参与度。

豁免和文件

有许多志愿者配置文件选项,志愿者可以上传任何合格文件的数字副本(如许可证)。他们甚至可以签名志愿者豁免电子化,这意味着不用再等志愿者打印、签名和返还纸质文件了!

保持成千上万的志愿者文件,以令人棘手。但是当文书工作直观并集中时,维护行政文档更容易。

推荐的机会

除了收集和存储志愿者的兴趣和资格证书,志愿者管理系统也应该提供推荐的志愿者项目或基于他们个人资料的机会。一个健壮的解决方案可以自动生成这些推荐的机会,使志愿者更有可能找到一个项目,适合他们迅速。

帮助志愿者保留的最佳方法之一是为每个支持者创建个性化的体验。将志愿者与合适的机会配对 - 并进行高效 - 是任何保留策略的重要组成部分。

个性化的时间表

每个志愿者都应该能够查看和轻松管理他们的唯一时间表.(一个具有日历视图的软件尤为有用。)当志愿者可以看到他们的时间表时,它们不太可能忘记转变。超过一个人经验的机构甚至可以带来更好的参与。

个人影响跟踪

系统收集的数据越多,你就越能为每个志愿者创造个性化的体验。当志愿者们可以访问他们的数据时,他们会觉得自己被赋予了再次参与的权利跟踪他们的时间。

查看此志愿者配置文件上网,采用实时影响报告:

有许多软件选项可用。一般来说,在投资时志愿者管理系统,一分钱一分货。一个集成了这些顶级特性的系统可以成为一种成本效益高、节省时间的替代方案,以替代您的各种不同的管理工具。

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